Начни с важнейшего!

 

Спросите себя:

- Есть ли у меня привычка бросаться с решения одной срочной задачи на другую?

- Не остаются ли из-за этого некоторые важные задачи недоделанными?

Часто вместо того, чтобы заниматься действительно важным делом, мы тратим время и энергию на срочные, но менее важные задачи. Принцип Парето утверждает, что некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. На деле это выглядит так:

20% клиентов (товаров) приносят 80% оборота или прибыли.

80% клиентов (товаров) приносят (только!) 20% оборота или прибыли.

20% ошибок вызывают (вдумайтесь!) 80% потерь.

Зато 80% ошибок вызывают всего лишь 20% потерь.

При любом трудовом процессе 80% результата достигается за 20% рабочего времени.

Остальные 80% потраченного времени дают только 20% от всего результата.

Как этот принцип использовать в работе?

В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующих якобы минимального вложения сил. Сначала необходимо решать те немногие жизненно важные проблемы, и только потом - остальные многочисленные второстепенные задачи.

Применение принципа Парето принесет реальный результат, если проанализировать все задачи согласно их важности, влияния на итог работы.

Предлагаем вам такое планирование:

Все задачи распределяются по четырем классам:

1. Наиболее важные и срочные задачи составляют около 15% от всех задач, которыми занимается человек. Однако по вкладу в достижение цели - принесут 65% результата. Очевидно, что ими нужно заниматься в первую очередь.

2. Важные, но не срочные задачи в среднем составляют 20% от общего числа задач и дают те же 20%.

Из-за того, что эти задачи являются срочными, мы стараемся решить их,как если бы они были очень важными, используя все свои силы и внимание. Советуем вам: если что-то не так уж важно, это надо выполнять очень быстро или, возможно, делегировать кому-нибудь.

3. Не срочные и менее важные задачи составляют 65% от общего количества задач, но имеют самый малый вес - около 15% - от общей "ценности" результата.

Из-за того, что это не очень срочно, эти дела часто откладываются в сторону до поры, до времени, так как в этот момент вы заняты другими задачами, более срочными, но возможно,  менее важными. Опасность в том, что неожиданно и это дело становится очень срочным. Так как это - важная задача, ее нужно выполнить тщательно и не спеша, но времени уже в обрез. Это идеальная задача для делегирования ее другому человеку. Она помогает развивать его способности. 

4. Не срочные и не важные задачи. Очень часто дела из этой категории занимают все ваше время и ваш стол, который становится перегружен бумагами. Многие из тех, кто жалуется на нехватку времени, проводят много времени, занимаясь именно такими делами. Если вам действительно надо их сделать, тратьте на них как можно меньше времени.